由于年报是面向社会公众发布学校人才培养质量的一种报告形式，与学校相对熟悉的对校内或教育行政部门的工作报告有着根本的区别，这就要求年报在撰写时，必须依据前述的合规性、可比性和可读性原则，对在年报的框架的确定、数据统计与分析以及内容表达等方面进行恰当的选择、组织和安排。

一、确定年报框架

质量年报框架的确定有两种模式。

一是基于“参考提纲”的填空式，即依据教育部职成司“编制通知”的“参考提纲”，对“学校情况等八个方面”的23个小项逐一撰写内容。这样编撰的年报就像完成“参考提纲”给出的“填空题”，组织相关内容“填入”相应栏目即可。

二是突出办学成果的校本式，即根据教育部职成司的“编制通知”的“参考提纲”，结合学校办学成果和特色，对“学校情况等八个方面”的内容进行一定程度的扩充，如国际化办学、中高本衔接人才培养等办学成果突出的学校，可以单列“国际化办学”“中高本衔接”等列为报告内容的一级标题，以更好地突出学校的办学成果。同理，在“参考提纲”报告的“学校情况等八个方面”不变的情况下，也可以根据学校的办学成果对报告的小项进行适当的扩充，如有的学校开展了家长满意度调查、校园环境建设等。

为全面、系统地反映学校一个学年的办学成果和办学特色，年报除了确定编制框架以外，还应确定年报的主题，使之成为串联起各部分内容的主线索，更好地突出办学成果和办学特色，同时，也增强年报的可读性。例如，学校一学年来开展了以“管理水平提升年”为主题的系列工作，取得突出成效，可以“管理水平提升的实践与成果”为年报主题，将“管理水平提升年”中的亮点工作和突出成效，在年报所报告的“学校情况等八个方面”进行相应的实践及其成果的表述。

二、数据统计与分析

数据是反映年报客观性和可信度的重要指标，也是年报所反映的人才培养质量能够进行校际间比较的重要指标。在进行数据的统计与分析过程中，应注意以下三个方面的问题。

1.数据的时间节点。由于学校是以学年为单位开展教育教学活动的，因此，年报教育教学方面的数据的时间节点是上一年9月1日至当年8月31日; 而财务工作以自然年进行划拨、结算，因此财务方面数据的时间节点则以上一个完整的自然年统计。

2.数据的来源。数据应坚持源头采集的原则，由负责组织管理的部门安排具体责任人，根据年报要求采集数据。例如，“学生人数”，教务、学生、后勤乃至学校办公室，均有相关数据，但应以学籍管理系统中的数据为准，教学等其他部门如需在年报中表述“学生人数”，应使用该系统的数据，否则，可能造成数据前后不一致等现象。当然，已开展教学工作诊断与改进的学校，其人才培养状态数据库就是年报数据的主要来源，既确保了数据的真实性，又可以避免重复的劳动。

3.数据的分析。对数据进行必要的分析，反映数据的变化及其背后的意义，对于提高年报的可读性具有重要的意义。一般使用以下两种分析方法：一是与上一学年对比，反映前后的变化，如教育部职成司的“编制通知”的“参考提纲”中，有招生规模、在校生规模等19个基本数据，要求反映与上一学年对比的变化情况; 二是对某一组数据进行汇总的整体分析，如“教师队伍”要求发布生师比等六个数据，而通过对这六个数据及其变化情况进行分析，在一定程度可以反映学校教师队伍的整体质量和水平。

三、内容的表达

年报内容的表达是落实年报合规性、可比性和可读性要求的关键环节，提高年报的质量，年报内容的表达应注意以下两个方面的问题。

1.各部分内容撰写要紧扣人才培养工作。事实上，这是教育部对年报的定位，具体落实到年报各部分内容的撰写，就必须围绕学校人才培养工作的过程和成果，结合年报的主题，对所负责总结的工作进行梳理和总结，而不是各自为政，仅对相关工作进行总结就提交上来的。

此外，在编制年报过程中还容易出现对报告内容理解不准确的问题，主要突出反映在“举办者履责”和“主要问题和改进措施”两部分上。有的学校将“举办者履责”理解为学校履责，叙述学校如何做好经费和政策措施等工作。但实际上这部分是从学校的角度，对学校的举办者（如公办学校的教育局或其他政府部门，民办学校的出资人或机构等）在学校办学的经费和政策措施两个方面的责任履行情况进行报告，其主体是举办者而不是学校。

在“主要问题和改进措施”上，有的学校将面临的问题逐一列出，如生源质量不高、食堂卫生有待改进和教学设备设施落后等问题。但实际上，这部分内容除了应该针对人才培养中存在的问题来提出以外，还应该结合年报向社会发布的有利条件，对其中学校正在努力解决并且特别需要外部（包括政府、社会、学生家长以及用人单位）关注、支持和帮助的问题进行梳理、报告，而不是简单地将所有问题罗列出来。

2.重视提高年报可读性。由于年报的可读性原则必须也只能通过年报内容的撰写来落实，从中职学校编制年报的情况看，年报的文本基本使用“提纲式的文字+相片+图表+案例”格式，结合以下四个方面，切实提高年报的可读性。

（1）文字精练。文字多会导致可读性下降，但文字少又担心办学成果等表述不清楚，这是撰写人员普遍存在的矛盾心态，实际上也是一种认识误区，毕竟除了文字，年报还通过相片和图表等方式来综合表现办学成果。要做到文字精练，应当坚持内容按“提纲式文字”表述，即围绕年报主题，简要报告“做了什么”及其取得的成效，文字以在提纲的基础上略加丰富即可，同时，要做到不出现“为什么这么做”等论述的内容和“怎样做”等详细叙述的内容，少出现“在某某领导下”“在某某支持下”等客套内容。

（2）相片传神。相片在提高年报可读性方面的作用是不言而喻的，诸如校园环境的优美、学生活动的精彩以及师生教学活动的专注等，文字的描述总比不过一两张相片更形象、生动和有说服力。因此，年报必须结合所报告的内容，特别是在一些表述环境、场景、人物表情等内容上，使用、善用和巧用相片。当然，相片的使用也要注意不能滥用，如一些会议、考察、人物发言等原来用于学校新闻报道的相片，除非有特定含义，在年报中一般情况下应该慎用，因为年报不是记录工作，更主要是反映工作的结果。

（3）数据多用图表。数据在表达时，如果只是简单地与文字一并罗列数据，年报的可读性将会降低，太多的数据罗列在一起以及数据之间的对比甚至会令读者难以理解。提高可读性的方法就是多用列表、图示（柱状、雷达、散点等）。值得注意的是，除了数字数据外，一些文本材料也应按数据处理，如骨干教师名单、参加市级以上学生技能竞赛获奖项目及名单等，应以列表形式呈现，提高可读性。

（4）案例点睛。年报与论文是两种不同的文体，但却容易被撰写者混淆，前者是直观、具体和生动的，才能较好地反映学校的办学成果;后者是概括、抽象和刻板的，才能更好地反映理论和思维的深度。因此，在年报中，结合报告项目的具体情况，适当以直观、具体和生动的案例进行说明，如在报告“学生发展”部分，以优秀在校生的成长或优秀毕业生的成才为案例，能够起到画龙点睛的作用。当然，案例毕竟是年报某个报告项目的辅助说明，应按“点题+做法+效果（特色经验）”的格式撰写内容，即用一句话概括案例的理念、思路或策略，简述具体的做法及其成效，同时，将文字控制在500字以内，并结合图表、相片等表现形式，使得案例以“短小精悍”的形式呈现出来，避免文字过多而“喧宾夺主”。

在年报的撰写过程中，一些开展了教学工作诊断与改进的学校，将年报与自我诊改报告结合起来，使年报建立在对学校人才培养工作的成果和存在问题等情况比较客观的梳理和分析的基础上，有效地提高了年报的可信度和编制工作的效率。

根据教育部的要求，所有中职学校都应自2017年起发布质量年度报告，由此必将推进中职学校质量评价的制度变革，推动中职学校主动面向社会、接受社会问责，进而倒逼学校教育教学改革，全面提升人才培养质量。因此，重视并编制好年报，是中职学校今后一个时期的工作热点，上述的年报编制策略还将在实践中进一步完善，更好地指导学校编制出高质量的年报。

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